ベテラン広報は「記者に届く広報の第一歩は情報整理」からと言います。
広報担当になって、さあプレスリリースを書いてみたものの、PRtimesなどの配信ツールで送るだけ。他にメディアへアプローチする方法がわからない——そんなときに必要となるのが「メディアリスト」です！
記者に情報を届けるためにやるべきことはたくさんあるのですが、その中でもまずは「メディアリスト」を整理しておくことが不可欠です。大手企業の広報部の人から、「PR会社に任せっきりでメディアリストをきちんと整理できていない」という話を聞いたこともあります。
中小企業やスタートアップ企業の広報の皆さんには、PR会社に頼る前に、自分たちできちんとしたメディアリストを作っておくことを強くすすめます！
メディアリストは、記者や編集部の連絡先をまとめた広報活動の基盤。これが整っていれば、取材獲得や記事掲載につながる確率が大きく上がります。
この記事では、広報1年目の方でもできる「メディアリストの基本・作り方・更新のコツ・実践事例」まで、網羅的に解説します。
メディアリストとは何か？
メディアリストは、媒体や記者の連絡先・属性を整理した広報用の一覧表です。
メディアリストの定義
メディアリストとは、新聞、雑誌、テレビ、ウェブメディアなどの媒体や記者・編集者の連絡先・属性を整理した一覧表のことです。
媒体名（媒体社名）、カテゴリ、ジャンル、連絡先（メール・電話・FAX）、記者の名前・連絡先、過去のやり取り履歴やメモなどを記載しておきます。
きちんと整理して管理しておくことで、メディアリストはメディアとのコミュニケーションのためのマストアイテムとなります。PR会社から共有されるメディアリストには連絡先が入っていません。やはり自分たちできちんとしたメディアリストを作成しておくことが、広報の成果を上げることにつながっていきます。
なぜメディアリストは必要なのか？
広報活動の効率化と成果につながる基盤になるためです。
- 記者フォローや取材依頼がスムーズになる
- プレスリリースの配信先を効率的に管理できる
- 記者ごとの興味・関心に沿ったコミュニケーションができる
- 社内で情報共有が可能になり、広報担当が交代しても業務が途切れない
メディアリストがないと、いつどの内容で、どこにアプローチしたのかといった情報や、媒体ごと・記者ごとの属性・関心などの情報が蓄積されていきません。「過去に送った人がわからない」「誰が興味を持ちそうか検討できない」という状況になり、機会損失につながるのです。
リスト作成前に押さえるべき「3つの準備」
- 自社のニュースジャンルを明確にする（例：IT・美容・食品）
- 媒体ジャンルを整理する（全国紙・業界紙・地方紙・Web）
- 情報源を洗い出す（過去記事・人脈・SNSでの記者発信）
①自社のニュースのジャンルを明確にする
例えば、メディアのジャンルでは以下のように分けることができます。
- ライフスタイル
- 食
- IT
- 旅行・観光
- 住宅・不動産
など。
メディアのジャンル一覧をチェックして、自社がどの分野のニュースに該当するのか明確にしておきましょう。リリース内容によっては、事業内容とは異なるメディアも対象になることがあるため、この時点では広めに設定しておくといいです。
②媒体ジャンルを整理する（全国紙・業界紙・地方紙・Web）
次は、媒体のジャンルを整理します。
会社の規模や立地、課題などによって「メディアに出たい」という理由が違うはずです。それによって、メディアのジャンルも変わってくるでしょう。
- 全国紙で社会的信頼性を高めたい
- 業界紙でBtoBリード獲得を狙いたい
- Webメディアでバスることを期待したい
目的によって、テレビなのか、新聞か、ラジオなのかと、変わってくるはずです。
③情報源を洗い出す（過去記事・人脈・SNSでの記者発信）
メディアリストをゼロから作るとしても、準備段階で過去の情報を洗い出しておくことも大切です。
過去に、リリースを送った履歴や、コミュニケーションをしたことがある記者、記事になったことがあるメディアなどがあれば、それを反映できるように整理しておきます。
ある教育系の歴史ある会社の広報部では、「メディアリストのようなもの・・・」がエクセルで何十個もあり、それを集めて整理するだけで、1ヶ月近くかかったという話もあります。。。
メディアリストはどう作ればいいか？
フォーマット作成→媒体種類・ジャンル決定→情報収集→整理→運用ルール化の5ステップです。
ステップ1：フォーマットを決める
まずは、GoogleスプレッドシートやExcelでテンプレートを作ります。
インターネットで「メディアリスト テンプレート」で探したり、AIで「メディアリストテンプレート作成」を依頼したりすることもできます。
自前で作るのであれば、基本項目は以下を入れます。
基本項目
- 媒体種類
- 媒体ジャンル
- 媒体
- 媒体社
- 部署
- メディア担当者
- メールアドレス
- 電話番号
- FAX
- 過去のやり取り、取材履歴メモ、など
★ポイント：
基本項目の最後に、過去のやり取りを細かく履歴残しておりたり、記者や媒体の関心領域などを書いておくと、あとあと役立ちます！
ステップ2：媒体種類とジャンルを決める
事前に整理した媒体の種類と媒体のジャンルを確定させます。
媒体の種類の項目は分け方もいくつかありますが、例えば以下の媒体種類から選定します。
「ラジオは不要」「専門紙・専門誌が重点」など目的に応じてチェックしてください。
- TV
- Web
- ビジネス誌
- ラジオ
- 雑誌
- 週刊誌
- 新聞
- 専門紙
- 専門誌
- 通信社
ステップ3：媒体の洗い出し
メディアリスト作成で最も重要なステップです！
ステップ２で絞った種類・ジャンルに該当する媒体を洗い出していく作業です。この作業は一つ一つ調べていては、かなり手間がかかるため、既存のツールを活用するのがおすすめです。
参考にできるもの
- 広報・マスコミハンドブック「PR手帳」
- マスコミ電話帳
- 月刊メディア・データ など
全国のメディアに関する情報がまとめられており、連絡先を探すことができます。
ステップ4：情報整理
リストアップできたらもう一息です。
事前に整理した過去の情報を反映させていきます。
★ここで入力間違えると、あとあと混乱が生じてしまうので注意が必要です！似たような媒体名が結構あるので、慎重に入力しましょう！
ステップ5：運用ルールを決める
ステップの最後は「運用ルール」です。
日々の入力の方法など、関わる人たちで相談して決めておきましょう。
また、重要なのが定期的なメンテナンスのルールです。
「リリース送付前の電話・メールの更新」「廃止媒体の削除・新メディアの追加」など、媒体情報は変わることもあるため、定期的なメンテナンスを行い、正確なメディアリストをキープしましょう。
“生きたリスト”にするための工夫は？
取材履歴・記者の関心・異動情報を継続的に追記することです。
メディアリストは正確な情報が載っているだけでも価値があるものですが、「生きたリスト」にするためにはもう一歩工夫できるところがあります。
- コンタクトレポートを記録（記者と話した内容や、細かいやり取りなど）
- 記者の配信されている記事を記録
- 記者のSNSアカウントをチェック
メディアリストでの失敗例は？
一斉送信・古い情報・リスト放置が主な失敗です。
失敗１：一斉配信で宛先間違い
一斉配信リストを使い続けていて、リストにあるメディアと全く関係のない内容のリリースを送ってしまった。
失敗２：古い情報のまま送付
アップデートせずに送ったら、担当者の部署が変わっていた。
失敗３：メディアリストを使わない人がいる
メディアリストに更新情報が書いてあるのに、自分が持っている情報で連絡してしまい、怒られた。
★こうした失敗はよくあることですが、一回で相手の信頼を失ってしまうこともあるため十分に注意してください。
まとめ：まずは10件から始めよう
メディアリストは、広報担当者の「武器」であり「資産」です。
いきなり完璧を目指さなくてOK。最初は10件、20件の小さなリストでも構いません。
日々の情報収集・更新を続けることで、1年後には自信を持てる広報基盤ができあがります。
